Der Gesamtprozess beginnt mit der Kontaktaufnahme eines Kunden bzw. Interessenten. Der Kontakt erfolgt meistens über E-Mail oder Telefon. Eine E-Mail hat den Vorteil, dass daraus mit scaffmax NETZWERK automatisch eine Anfrage erzeugt werden kann. Bei einer Kontaktaufnahme via Telefon, wird die Anfrage vom Benutzer erstellt.
Die Anfrage wird zunächst geprüft. Wird die Anfrage schließlich angenommen, wird Sie entweder einem bestehenden Projekt zugeordnet oder ein neues Projekt wird erstellt. Das Projekt ist wie ein Ordner, in dem alle relevanten Dokumente gesammelt werden. Als nächstes wird eine Kalkulation erstellt. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten, z. B. mit einer Vorlage oder aus einer GAEB-Datei. Es können weitere Kalkulationen für das Projekt angelegt werden, z. B. um Varianten miteinander zu vergleichen. Ist eine Kalkulation fertig berechnet, kann daraus mit einem Klick ein Angebot erstellt werden. Das Angebot kann noch bearbeitet werden, z. B. der Mehrwertsteuer-Satz oder das Submissionsdatum. Um das Angebot an den Kunden zu versenden, wird daraus eine PDF-Datei erzeugt.
Nachfolgend sind zwei Prozesse beschrieben, wie Sie von einer Anfrage bis zu einem Angebot kommen, einmal unter Verwendung einer GAEB-Datei und einmal durch Erstellen eines eigenen Leistungsverzeichnisses. Details zu den jeweiligen Schritten finden Sie in der entsprechenden Übersicht, z. B. zu den Anfragen.
Mit GAEB-Datei
Schritte
| 1. | Sie haben eine E-Mail mit einer GAEB-Datei von einem Interessenten erhalten. |
| 2. | Aus der E-Mail erstellen Sie in scaffmax NETZWERK automatisch eine Anfrage, indem Sie die E-Mail aus MS Outlook ins Dashboard ziehen. |
| 3. | Wechseln Sie zur Anfrage und prüfen Sie die Daten, die aus der E-Mail übernommen wurden (insbsondere ob die GAEB-Datei vorhanden ist). |
| 4. | Sind alle Daten in Ordnung, ändern Sie in der Übersicht mittels Kontext-Menü den Anfragestatus auf Anfrage annehmen. |
Entscheiden Sie nun, ob Sie ein neues Projekt anlegen möchten oder wählen Sie aus der Liste Ihrer Projekte ein bestehendes Projekt aus.
Für das Projekt wird aus den Daten der GAEB-Datei (X83-Format, Angebotsanforderung) automatisch eine Kalkulation angelegt (siehe Schritt 6).
| 5. | Wechseln Sie in das Projekt und prüfen Sie, ob Daten wie z. B. Projektname und Auftraggeber übernommen wurden. |
| 6. | Öffnen Sie im Projekt-Menü die automatisch angelegte Kalkulation. |
| 7. | In der Tabelle wird das Leistungsverzeichnis mit den entsprechenden Positionen angezeigt, das aus der GAEB-Datei importiert wurde.
Sie können entweder den Basis Einheitspreis und einen Zuschlag, den Einheitspreis oder die Summe eingeben. Die jeweils anderen Felder werden entsprechend berechnet. |
| 8. | In diesem Sinne bearbeiten Sie die Positionen und kommen so zu einer Gesamtsumme für das LV. |
| 9. | Klicken Sie dann oben rechts auf die Schaltfläche Angebot erstellen. |
| 10. | Das Angebot wird angezeigt, die Daten werden aus der Kalkulation übernommen. Ändern Sie ggf. noch die MwSt. oder weitere Daten und speichern Sie das Angebot. |
| 11. | Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Report erstellen und wählen Sie Angebot_ST_default.mrt. |
Die Datei Angebot - Angebotsnummer.pdf wird im Standard-Download-Ordner Ihres Browsers gespeichert.
Mit eigenem Leistungsverzeichnis
Schritte
| 1. | Sie erhalten einen Anruf von einem Interessenten. |
| 2. | Sie öffnen die Anfrage-Übersicht und erstellen eine Anfrage. |
| 3. | Haben Sie alle Daten eingegeben, speichern Sie die Anfrage. |
| 4. | Ändern Sie in der Übersicht mittels Kontext-Menü den Anfragestatus auf Anfrage annehmen. |
Entscheiden Sie nun, ob Sie ein neues Projekt anlegen möchten oder wählen Sie aus der Liste Ihrer Projekte ein bestehendes Projekt aus.
| 5. | Wechseln Sie in das Projekt und öffnen Sie im Projekt-Menü die Kalkulations-Übersicht. |
| 6. | Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Kalkulation erstellen und wählen Sie anschließend Freie Kalkulation. |
| 7. | Geben Sie einen Namen für die Kalkulation ein und klicken Sie OK. |
| 8. | In der Tabelle ist bereits ein Leistungsverzeichnis angelegt.
Drücken Sie [B], um eine Bereichsgruppe zu erzeugen.
Selektieren Sie die Bereichsgruppe und drücken Sie [N], um eine Position zu erzeugen.
In der Positions-Zeile geben Sie Menge, Einheit und Einheitspreis ein, die Summe wird entsprechend berechnet. |
| 9. | In diesem Sinne erstellen Sie das gesamte LV und kommen so zu einer Gesamtsumme. |
| 10. | Klicken Sie dann oben rechts auf die Schaltfläche Angebot erstellen. |
| 11. | Das Angebot wird angezeigt, die Daten werden aus der Kalkulation übernommen. Ändern Sie ggf. noch die MwSt. oder weitere Daten und speichern Sie das Angebot. |
| 12. | Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Report erstellen und wählen Sie Angebot_ST_default.mrt. |
Die Datei Angebot - Angebotsnummer.pdf wird im Standard-Download-Ordner Ihres Browsers gespeichert.